W jaki sposób monitorować postęp – czy to nad stroną internetową dla klienta, projektem wnętrza, czy też tworzeniem aplikacji?
Realizowane w sporych korporacjach przedsięwzięcia są rozpisane na wiele tygodni pracy. Jak zadbać o efektywność? W jaki sposób monitorować postęp – czy to nad stroną internetową dla klienta, projektem wnętrza, czy też tworzeniem aplikacji? Z pomocą narzędzia do zarządzania projektem!
Większość prac projektowych i biurowych wykonuje się obecnie komputerowo. Wraz z rozwojem i cyfryzacją przeobrażeniu uległy także narzędzia do ich planowania. Dotychczasowe stacjonarne tablice, umieszczane w pokojach konferencyjnych, zastąpione zostały wirtualnym oprogramowaniem. Jakie są zalety takiego rozwiązania? Czy warto wdrożyć je w firmie i czy rzeczywiście przyspiesza ono pracę? Czy pozwala lepiej zarządzać zadaniami? Zapraszamy do lektury!
Po co właściwie narzędzie do zarządzania projektami?
Metodologia pracy w wielu firmach polega na współpracy zespołowej. Poszczególne projekty, takie jak np. stworzenie rozbudowanej strony internetowej, realizowane są w grupach kilku- lub kilkunastoosobowych. Każdy pracownik ma przypisane określone zadania, które następnie są łączone i razem tworzą całość. Aby jednak to współdziałanie było skuteczne, przydaje się coś, co pomoże panować nad realizacją założeń. Chodzi o narzędzie, dzięki któremu każdy uczestnik projektu będzie mieć wgląd na postęp prac, a jednocześnie możliwość skonsultowania się z pozostałymi uczestnikami projektu. Właśnie dlatego powstały aplikacje, które pozwalają lepiej zorganizować działania.
Dawniej funkcję takiej „aplikacji” pełniła korkowa lub suchościeralna magnetyczna tablica. Podzielona na trzy sekcje – zadania do zrobienia, działania w realizacji i te już wykonane – stawała się dość prostym systemem zarządzania projektem. Wystarczyło wpisywać w poszczególne kolumny zadania (wraz z przypisaniem ich danej osobie) lub wklejać w odpowiednie miejsce karteczkę z takim „taskiem”. Dziś jednak, gdy coraz więcej firm stawia na współpracę zdalną, rozwiązanie to nie byłoby praktyczne. Dlatego właśnie przydaje się oprogramowanie, które do synchronizacji potrzebuje jedynie dostępu do sieci. W ten sposób projekty mogą być płynnie realizowane nawet przez zespoły, których członkowie znajdują się w różnych miejscach globu. Wystarczy zainstalowanie odpowiedniej aplikacji na komputerze lub urządzeniu mobilnym, a niekiedy nawet zalogowanie się do niej przez przeglądarkę internetową.
Oczywiście śledzenie postępu poszczególnych zadań i komunikacja zespołowa to nie wszystko. Zaawansowane i rozbudowane narzędzia pozwalają również generować profesjonalne raporty. Mogą też być powiązane z innym oprogramowaniem stosowanym przez pracowników. Niektórzy producenci takiego oprogramowania udostępniają podstawową, darmową wersję. Można ją pobrać i przetestować, czy dana aplikacja sprawdzi się w firmie. Warto zatem rozejrzeć się w poszukiwaniu optymalnego, wspierającego pracę narzędzia. Znacznie usprawni ono działania i pomoże w osiągnięciu lepszej efektywności.
Przykłady popularnych narzędzi
Obecnie w sieci znaleźć można dziesiątki programów, przeznaczonych do organizacji pracy w zespole i planowania projektów. Część z nich to uniwersalne narzędzia, które są wykorzystywane w wielu branżach. Inne natomiast znajdują zastosowanie głównie w określonych specjalizacjach – np. w IT, marketingu czy budowlance. Dobór narzędzia powinien być podyktowany tym, czego tak naprawdę potrzebują pracownicy. Warto mieć na uwadze, że wdrożenie danego programu może wymagać przeszkolenia firmy z jego obsługi (zwłaszcza w przypadku większych, skomplikowanych rozwiązań). Poniżej podamy 5 przykładów często stosowanych aplikacji do zarządzania projektami. Może to właśnie któraś z nich sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie?
Jira
Niezwykle popularne, bardzo rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami – głównie z branży IT. Nie sposób wymienić wszystkich funkcjonalności, jakie są w nim do dyspozycji. Oprogramowanie pozwala m.in.:
- planować tzw. sprinty w systemie organizacji pracy zwanym scrum,
- obserwować postęp zaplanowanych działań,
- kontrolować czas przeznaczony na poszczególne zadania,
- budować historię projektową,
- nadawać użytkownikom określone uprawnienia i przypisywać czynności,
- komentować i prowadzić komunikację w zespole projektowym,
- nadawać priorytety wyznaczonym pracom,
- w czasie rzeczywistym śledzić ewentualne utrudnienia i problemy,
- wygenerować potrzebny raport postępów.
Program współpracuje z innymi narzędziami, wdrożonymi w firmie. Jest chętnie stosowany w sporych korporacjach – przez duże zespoły projektowe. Pozwala kompleksowo panować nad całością zadań. Mankamentem jest paradoksalnie bogactwo funkcji. Przez nie Jira może być nieco kłopotliwa w opanowaniu. Wiele przedsiębiorstw szkoli jednak swoich pracowników w zakresie obsługi takiego oprogramowania.
Asana
Znakomity, intuicyjny w obsłudze i wygodny w użytkowaniu program. Umożliwia łatwe tworzenie list zadań do wykonania. Można również przypisywać je wszystkim członkom danego zespołu projektowego, dodawać do nich komentarze i zarządzać nimi również ze smartfona. Dostosowanie narzędzia do urządzeń mobilnych to na pewno spora jego zaleta.
Wpisane zadania da się wyświetlać w podglądzie kalendarza oraz w innych formach. Wszystko to daje jasny podgląd na bieżące postępy i pozwala śledzić, co jeszcze zostało do zrobienia. Kluczowe jest to, że dla zespołu do 15 osób Asana jest bezpłatna. To podstawowy plan, ale pozwalający zyskać dostęp do licznych funkcji. Dodatkowe rozszerzenia wymagają zakupu innego planu. Narzędzie umożliwia też integrację z Google Drive, Dropboxem, Boxem. Wykonalny jest ponadto eksport danych do plików.
Trello
Łatwa we wdrożeniu, dostępna w polskiej wersji językowej aplikacja. Bazuje przede wszystkim na tworzeniu tzw. tablic kanban. Dzięki temu użytkownicy widzą:
- jakie zadania są obecnie w realizacji,
- co zostało już ukończone,
- co jeszcze jest do zrobienia.
Można w niej również prowadzić komunikację z pozostałymi członkami zespołu oraz dzielić się plikami. Pracę i jej organizację ułatwia system kart.
Oprogramowanie to jest odpowiednie dla wielu typów zespołów – nie tylko tych, działających w sektorze IT. Jego prostota użytkowania sprawia, że to elastyczne narzędzie znajduje zastosowanie w licznych firmach. Trello można rozbudowywać za pomocą dodatkowych rozszerzeń, a część z nich jest darmowa. Jest ono kompatybilne z wieloma urządzeniami – w tym z iPadem – oraz z przeglądarkami. Możliwa jest także jego integracja z takimi narzędziami jak Dropbox, Google Drive, Slack czy Evernote.
Basecamp
Kolejne narzędzie, promowane przez producentów jako oprogramowanie pomocne w pracy zdalnej. Liczba dostępnych funkcjonalności rzeczywiście zdecydowanie usprawnia i ułatwia pracę, a także przepływ informacji między członkami zespołu projektowego. Wszystko dzięki wbudowanemu czatowi, pozwalającemu na płynną komunikację. Użytkownicy mogą ponadto wspólnie edytować dokumenty, mieć podgląd na zadania do wykonania oraz na kalendarz. Sporym plusem jest na pewno możliwość zintegrowania z prywatnym kalendarzem.
Dzięki intuicyjnemu pulpitowi wszystko tutaj jest przejrzyste i łatwo dostępne. Z oprogramowania można korzystać bezpłatnie, na próbę, przez 30 dni. Następnie jest ono płatne. Całkowicie darmowa wersja jest dostępna dla studentów, organizacji non-profit i do użytku prywatnego. Ma ona jednak ograniczone funkcjonalności. Warto zauważyć, że producent udostępnił także aplikację mobilną Basecamp – do pobrania w Google Play.
Zoho Projects
Ostatni przykład to narzędzie, w którym da się przedstawiać postępy pracy na wykresach Gantta. Daje to przejrzysty podgląd na realizowane zadania. Od razu widać te, które są w danej chwili priorytetowe. Rutynowe działania mogą tu zostać zautomatyzowane dzięki wygodnej metodzie „przeciągnij i upuść”. Platforma umożliwia również komunikację z całym zespołem i pracę z dokumentami. Dostępny jest oczywiście kalendarz, ułatwiający zorganizowanie pracy.
Oprogramowanie Zoho Projects jest intuicyjne i można je zintegrować z innymi aplikacjami, takimi jak produkty od Microsofta, Google, Slack czy GitHub. Wykonalne jest również połączenie z Dropboxem. Całość przechowywana jest w chmurze – pozwala to na dostęp z dowolnego miejsca, również podczas pracy zdalnej.
Wybór narzędzi do zarządzania projektami – czy to realizowanymi stacjonarnie, czy zdalnie – jest naprawdę spory. Można tu kierować się specyfiką branży, potrzebami pracowników i konkretnymi funkcjami, jakie są potrzebne. Dla wielu znaczenie będzie miał również koszt wprowadzenia takiego oprogramowania do firmowego użytku. Biorąc pod uwagę wszystkie czynniki, można już wytypować najlepsze rozwiązanie. Zachęcamy do dokładnego zapoznania się, jakie funkcje oferowane są przez konkretnego producenta oprogramowania. To z pewnością pomoże dokonać wyboru.
